Rechtmatigheidsverantwoording
Over 2024 legt het college zelf verantwoording af in de jaarrekening over de financiële rechtmatigheid. Dit is het tweede jaar dat het college dit zelf doet. Deze nieuwe rol is een mogelijkheid die we aangrijpen om onze processen in de bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Hier heeft de hele organisatie, en daardoor ook de inwoners van Smallingerland, profijt van. Dit zorgt voor meer zicht, inzicht en vervolgens ook voor grip op de rechtmatigheid. Dit is volop in beweging in Smallingerland. Voor een volledige weergave wordt verwezen naar de collegeverklaring hierover. Het afgelopen jaar is op verschillende terreinen gewerkt aan de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole en het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring. Ten opzichte van 2023 dalen de onrechtmatigheden fors, maar de geconstateerde onrechtmatigheden liggen nog steeds boven de grens van 3 procent. In het jaar 2025 wordt er continu doorgewerkt aan het verminderen van de onrechtmatigheden, o.a. door het project rechtmatigheid. We zien dat meerdere onrechtmatigheden uit 2024 door lopen in 2025, waardoor het een uitdaging is om in 2025 onder de grens te komen.
Begrotingscriterium
De financiële verordening is aangepast om het begrip tijdigheid te specificeren waardoor er alleen sprake is van begrotingsonrechtmatigheden ten aanzien van de overschrijdingen op de lasten en de investeringskredieten. In totaal is hiervoor een begrotingsonrechtmatigheid van € 5,4 mln opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording waarvan € 4,6 mln als acceptabel is aangemerkt en € 0,8 mln als niet acceptabel. De begrotingsonrechtmatigheden zien toe op de programma's sociaal domein, algemene dekkingsmiddelen en vennootschapsbelasting en het investeringskrediet ontwikkelstrategie (grondexploitatie). Zie voor een toelichting op de overschrijdingen de uitwerking van deze programma's elders in de jaarrekening.
De begrotingsonrechtmatigheden zijn als acceptabel aangemerkt op basis van de voorwaarden die zijn opgenomen in de financiële verordening, namelijk:
- Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
- Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling; en
- De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
De niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheid ziet toe op de vennootschapsbelasting en het investeringskrediet ontwikkelstrategie (grondexploitatie).
De vennootschapsbelasting is voor een belangrijk deel afhankelijk van de opbrengsten grondexploitaties. Deze te verwachten opbrengsten zijn lastig in te schatten in de loop van het verantwoordingsjaar. Op basis van prognoses wordt er wel een inschatting gemaakt maar een verkoop van grond in december of toch net in januari kan een significant verschil in de werkelijke VpB last per jaar veroorzaken. Ook gewijzigde verwachtingen (bijvoorbeeld uitstel of vertraging in een project) speelt hier een grote rol in. Bij de jaarrekening wordt de totale opbrengst inzichtelijk en kan de hoogte van de vennootschapsbelasting definitief ingeschat worden. Bij de tweede bestuursrapportage wordt al een voorlopige inschatting gemaakt.
Er is sprake van een investeringskrediet ontwikkelstrategie (grondexploitatie) van € 0,5 mln waarmee de raad in 2021 (€ 0,3 mln) en 2022 (€ 0,2 mln) heeft ingestemd. Het krediet betreft een blijvend krediet die gebruikt kan worden zodra er sprake is van voorbereidingskosten voor toekomstige grondexploitaties. Het krediet kan vrij vallen op het moment dat de betreffende grondexploitatie wordt geopend en de bijbehorende kosten worden geactiveerd onder de grondexploitaties. Het bestaande krediet is niet toereikend geweest voor de voorbereidingskosten voor toekomstige grondexploitaties in 2024 en wordt pas na afloop van het boekjaar gedeeld met de raad.
De al ingezette weg op het strakker sturen op het analyseren van de budgetten (incidenteel, structureel en investering) wordt gecontinueerd. Verwachting is dat de begrotingsonrechtmatigheden (zowel acceptabel als onacceptabel) verder gaan afnemen.
Voorwaardencriterium
Onder het voorwaardencriterium vallen verschillende processen. Hieronder worden alleen de processen benoemd waar onrechtmatigheden boven de rapporteringsgrens zijn aangetroffen.
- Zorg met terugwerkende kracht bij WMO. De organisatie is bezig om te kijken hoe deze onrechtmatigheden opgelost kunnen worden. Het effect hiervan wordt zichtbaar bij de jaarrekening 2025.
- Subsidies. Een structurele subsidie met daarin een incidenteel deel is niet conform het mandaatbesluit afgehandeld. Dit zit in scope van het project rechtmatigheid en wordt opgepakt door de organisatie.
- Spendanalyse. Er zijn fors minder onrechtmatigheden geconstateerd dan in 2023. Van de totale onrechtmatigheid op de spendanalyse betreft € 2 mln inhuur. Hiervan is € 0,5 mln nieuw in 2024. De resterende onrechtmatigheid komt uit 2023. Het merendeel van de onrechtmatigheden op inhuur zijn al opgelost begin 2025. De overige onrechtmatigheden bedragen ruim € 5 mln (onder meer: beveiligingswerk, ingenieursdiensten en bomen/groen). Hiervan is € 1,8 mln nieuw geconstateerd in 2024. De overige onrechtmatigheden komen voort uit voorgaande jaren. Om dit zoveel mogelijk te beperken worden er gesprekken gevoerd met elke budgethouder om de geconstateerde onrechtmatigheden door te spreken en te beëindigen. Ook wordt zo de kans kleiner dat er nieuwe onrechtmatigheden ontstaan. Echter, verschillende onrechtmatigheden lopen nog door in 2025. Doordat de gemeente Smallingerland een gecoördineerd inkoopmodel heeft, valt nooit volledig uit te sluiten dat er nieuwe onrechtmatigheden ontstaan.
Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium
Vanuit het M&O beleid zijn er geen bevindingen.
Communicatie met de raad
Naast de maatregelen die de organisatie neemt om verbeteringen aan te brengen om het handelen conform wet- en regelgeving te waarborgen, dient de (tussentijdse) communicatie met de raad over rechtmatigheid opgenomen te worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit conform de kadernota rechtmatigheid 2024. Het afgelopen jaar heeft er meerdere keren communicatie plaatsgevonden over de interne beheersing van de gemeente Smallingerland.
- Invulling aan motie Deltaplan Financiën 2.0 (16 juli 2024)
- Presentatie aan raad over accountantscontrole, jaarrekening 2023 en motieplan (8 oktober 2024)
- Verduidelijking begrip tijdigheid in financiële verordening in auditcommissie (20 november 2024)
- Delen Board Letter en bestuurlijke reactie met raad (6 maart 2025)